BIOCULTURA/La importancia del trabajo anterior

Pablo Bolaño nos recuerda que el éxito de un expositor en una feria, sea cual sea, es algo multifactorial. Intervienen diversos factores. Y, cada vez más, es trascendente el trabajo que el propio expositor lleve a cabo previamente para garantizar su propio éxito independientemente de lo que acontezca en la feria.

 Una feria es, en cierta forma, como una boda… Prepárala como es debido…
Anónimo en las redes

Charlando en BioCultura A Coruña 2025 con María José González, jefa del Departamento de Promoción de la Agencia Gallega de Calidad Alimentaria, nos recordó que “BioCultura A Coruña es un buen escaparate de ese sector de producción ecológica certificada que acerca al consumidor el producto diferenciado con la garantía de la etiqueta del CRAEGA”. En nuestra conversación, González hizo mucho hincapié en la necesidad de la certificación ecológica y de que se conozca más entre la población. Según Mª José González, BioCultura A Coruña albergó un gran número de propuestas que “cuentan con la garantía de ecológico que ofrece el órgano de certificación que en Galicia es el CRAEGA”. La técnica de AGACAL también comentó que “en las ferias, a pesar de que todos los expositores tienen productos de mucha calidad, nunca llueva a gusto de todos”. Y, entre todos, convenimos en que “cada vez es más importante la labor que los expositores hacen antes de la feria para garantizarse el éxito en ella”. Pues de eso va este artículo. Ahí van algunas claves de ese trabajo previo a cada BioCultura, en este caso.

1. LISTA DE TAREAS
La organización lo es todo. Ser disciplinado da muy buenos resultados. Es básico tener una lista de tareas previas a la feria. Para que no acabemos dedicando sólo tiempo a aquello que es de carácter logístico y que tiene que ver con el género y los productos que vamos a llevar, con el personal que necesitaremos en el estand… Hacer la lista y repartir las tareas es un primer paso que garantizará el éxito en la feria.

2. PREPÁRATE CON TIEMPO
Hacer las cosas con tiempo es fundamental. La participación en una feria, y menos en una BioCultura, no se organiza en cinco minutos. Trabaja con meses de adelanto. Será muy positivo para ti. Inscríbete con tiempo y aprovéchate de los descuentos. Trabaja con perspectiva y no lo dejes todo para los últimos momentos. Ves anotando, a medida que se acerca el salón, las tareas ya realizadas y las que faltan. Las que se puedan hacer con tiempo, hazlas. No dejes para mañana lo que pudiste hacer ayer. Esto te permitirá rebajar el estrés que siempre conlleva participar en BioCultura y que se manifiesta con mayor potencia en los días previos.

3. ANTES DE LA FERIA
Hay un montón de personas a las que les puedes y debes contactar antes de que la feria empiece. Y a todas esas personas les anuncias, por los medios de que dispongas, que vas a estar en la feria y que tu estand es el número XXX y que está ubicado en tal o cual espacio. Y les anuncias si es que es el caso de tu participación en las actividades paralelas de la feria. Organiza encuentros. Prepara citas. Contacta anteriormente a la feria con clientes de la zona, con hipotéticos compradores, con distribuidores que pudieran estar interesados, con posibles socios y/o trabajadores. Y, muy importante, con periodistas. Si lo que tú haces no aparece en los medios y/o en las redes sociales… no existe. Es importante que tú o alguien de tu equipo se dedique a dar cuenta en las redes sociales de todo aquello que estáis presentando en la feria.

4. EL ESTAND
Una vez que la feria ha empezado, el primer contacto de los clientes/periodistas/amigos/trabajadores con tu negocio es tu estand. Por ello es muy relevante que sea singular, llamativo, pintoresco, personal. Tener un photocall  interesante, luminoso, o simplemente un banner roll up básico, puede ser interesante. No estamos diciendo que tenga que ser algo extravagante. Hablamos de personalidad, de singularidad, de valores añadidos. Imprime tu personalidad al estand como se la imprimes a tu hogar. Que sea un espacio cómodo y cálido, donde apetezca detenerse.

5. MATERIAL PROMOCIONAL
En cuanto al material promocional, esto ha cambiado mucho. Antes, en las ferias, en cada estand recogías un montón de papel que, una vez en casa, iba directamente a la basura. Hay que diseñar un material promocional que sea atractivo y, sobre todo, selectivo. No es para todo el mundo. Flyers, tarjetas de visita y material corporativo es importante, insistimos, que tengan un diseño personal, singular, como el propio estand de la feria y/o como el propio producto de la empresa.  Pero ese material no es para distribuir de forma caótica, sino lo más selectiva posible. Ahorra tiempo y dinero y concentra tus esfuerzos.

6. NETWORKING
Las ferias y eventos son el momento perfecto para el networking. Además de las citas y/o encuentros de trabajo que has organizado previamente, conversa con tanta gente como puedas e intercambia tarjetas de visita con ellos. Acude a actividades que puedan ser inspiradoras. Déjate llevar un poco. A veces, surgen grandes sorpresas cuando menos te lo esperas. Cualquier persona con la que hables… puede ser un cliente potencial y/o puede ayudarte a diseñar nuevas estrategias para darle salida a tus proyectos, a tus productos, a tus ideas…

7. RESUMIENDO
A veces, hay ferias y/o eventos que pueden llegar a ser auténticos desastres. Por una mala organización, por el clima adverso, por la aparición de una pandemia, por mil factores que quizás ni siquiera tengan que ver con la propia feria ni con sus organizadores. Sin embargo, hay personas y/o empresas que, incluso en las peores condiciones, saben sacar el máximo provecho. Tú y tu equipo sois, en gran medida, los máximos responsables del éxito o del fracaso de tu/vuestro estand y de tu/vuestro proyecto/propuesta. No lo olvides… Aprovecha la organización y apóyate en ella, pero tu principal misión es maximar tus recursos…

Antonio Sánchez